5 điều cần tránh để có nhóm làm việc hiệu quả

Điều gì giúp các đội nhóm giành được chiến thắng? Trong thể thao và kinh doanh, các đội chiến thắng bởi vì họ có đội hình, cũng như hướng dẫn và hỗ trợ tốt. Các đội chiến thắng có huấn luyện viên dẫn dắt, hướng dẫn và chỉ bảo họ. Vậy những đội này có xuất hiện một cách thần kỳ không? Không! Mỗi cầu thủ được đánh giá về tài năng, kỹ năng, khả năng, thể lực và điểm yếu. Quan trọng hơn, các huấn luyện viên cũng quan sát cách mỗi cầu thủ giao tiếp với nhau. Họ tìm kiếm tinh thần đồng đội và sự ăn ý.

Điều này cũng hoàn toàn đúng với hoạt động kinh doanh. Khi thành lập một nhóm làm việc, điều quan trọng là nhớ đến tất cả các nhân tố tác động đến việc thành lập. Việc không chú ý đến tất cả các nhân tố này có thể dẫn đến thất bại!

Chìa khóa cho vấn đề chính là tất cả thành viên phải hiểu được nhau. Mỗi nhóm làm việc đều cần một số yếu tố như thời gian, cơ sở vật chất và thậm chí là ngân sách. Nhưng điều quan trọng nhất chính là sự hỗ trợ. Việc trao đổi với các giám đốc và trưởng bộ phận ngay từ đầu giúp mọi người hiểu về kì vọng và tầm quan trọng của các mục tiêu cho cả nhóm.

Vậy làm thế nào để tạo dựng một nhóm làm việc toàn những người chiến thắng? Chúng tôi đã xác định 5 trở ngại chính cần tránh để lập một nhóm làm việc hiệu quả và thành công.

1 –Thất bại trong xác lập các điều kiện cho một nhóm làm việc hiệu quả
Một cụm từ quan trọng cần nhớ là: sự tương thích. Thông thường, khi xây dựng một nhóm, đa số mọi người đòi hỏi kĩ năng. Đúng là các kĩ năng và kinh nghiệm rất quan trọng nhưng sự phù hợp, ăn ý và động lực cũng vậy. Để tìm được sự tương thích, chúng tôi đề nghị sử dụng các công cụ đánh giá để hiểu về bản chất hành vi và khuynh hướng học tập của từng cá nhân trong nhóm

2 –Thất bại trong xác lập mục tiêu
Khi chưa xác lập mục tiêu rõ ràng, nhóm sẽ không có hoạt động cụ thể để thực hiện. Khi trong tay bạn là một nhóm những người có quan điểm khác nhau, họ có xu hướng thảo luận lan man. Việc lập mục tiêu giúp các cá nhân tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể nhờ đó mang lại hiệu quả làm việc. Hãy chắc rằng các mục tiêu của nhóm được truyền đạt rõ ràng đến mọi thành viên và mọi người biết được kết quả cần đạt được.

3 –Thất bại trong xác lập quy trình ra quyết định
Hãy lập một quy trình tiêu chuẩn giúp đưa ra quyết định khách quan. Mỗi nhóm làm việc cần có một lãnh đạo và người lãnh đạo cần được xem như người cố vấn. Công việc của người lãnh đạo là tập trung, khích lệ và đưa ra những quyết định cứng rắn khi cả nhóm không thể thống nhất với nhau. Hãy nhớ rằng, thực sự mỗi quyết định là lựa chọn của một người. Hãy để cả nhóm biết khi họ có quyền đưa ra quyết định. Nếu nhóm không đưa ra được một quyết định đồng thuận, người lãnh đạo cần tham gia vào quá trình đó. Đặt ra quy trình để cả nhóm có đủ lượng thời gian để đưa ra quyết định. Nếu không đạt được quyết định, người lãnh đạo sẽ tự quyết định.

4 –Thất bại trong xác lập kì vọng
Từ đầu, người lãnh đạo cần đặt ra chính xác những gì được kì vọng ở cả nhóm cũng như đối với từng thành viên. Việc để mọi người hiểu về quy định và thủ tục sẽ đặt ra một tinh thần chung và đội hình làm việc cho phép mọi người cống hiến. Ví dụ như khi bạn nói với cả nhóm rằng bạn khuyến khích sự hợp tác tác và mạo hiểm thông minh hay cho mọi người biết rằng việc thử các hướng tiếp cận khác nhau và mạo hiểm thông minh là cần thiết để đạt kết quả tốt nhất. Khi cả nhóm nghe thấy điều này, họ biết rằng mình được kì vọng làm việc cùng nhau, được mạo hiểm và thử nghiệm những phương án khác nhau để đạt kết quả tốt hơn.

5 – Thất bại trong việc nắm bắt thông tin
Việc tạo nên một môi trường trong đó các thành viên được góp tiếng nói một cách thoải mái và trung thực rất quan trọng. Để mọi người luôn có động lực và làm việc, bạn cần giúp từng thành viên nêu lên quan điểm của mình. Hãy để họ biết rằng mình có thể thảo luận về nhiều vấn đề trong các cuộc họp hay có một chính sách mở nào đó. Việc hiểu cách từng thành viên giao tiếp với nhau rất quan trọng. Đó là lí do ta cần phải đánh giá các thành viên. Nếu có thể nhận biết hành vi cá nhân và khuynh hướng của từng thành viên từ trước, người lãnh đạo sẽ có sự chuẩn bị tốt hơn. Họ sẽ hiểu cách mỗi người giao tiếp, học hỏi, giải quyết vấn đề và làm việc cùng những người khác. Khi đã hiểu phong cách của từng thành viên, người lãnh đạo có thể đối thoại trực tiếp với ít bất đồng nhất.

Việc xây dựng và quản lý nhóm làm việc là công việc khó khăn. Nhân tố chính thúc đẩy làm việc nhóm hiệu quả chính là việc đảm bảo mọi thành viên hiểu về mục đích của tập thể. Khi không có sự hỗ trợ từ phía mọi người, bao gồm cả CEO, cả nhóm sẽ dễ thất bại. Để tránh thất bại, hãy nhớ việc đánh giá từng cá nhân, đặt mục tiêu, lập quy trình ra quyết định, xác lập các quy chuẩn và đối thoại mở. Tránh được 5 trở ngại khi xây dựng nhóm này và bạn sẽ có một nhóm làm việc hiệu quả!

(Nguồn: Profiles International)

Một nhóm làm việc hiệu quả có vai trò quyết định đến sự thành công của các dự án. Để được như vậy, bạn cần hiểu rõ về các kỹ năng và thế mạnh của mỗi nhân viên và đề ra các phương án làm việc thích hợp để phát huy tối đa vai trò của mỗi thành viên trong nhóm.

Mời bạn tải tài liệu "Nâng cao sự cam kết để tối đa hóa năng suất làm việc" để biết thêm về phương pháp đào tạo và tạo động lực làm việc cho nhân viên.